Het leerproces: de balans tussen eigen verantwoordelijkheid werknemer en ondersteuning werkgever

Als werkgever is het gedrag van jouw medewerker het resultaat van jouw aanpak en visie. Als je medewerkers weinig verantwoordelijkheid geeft in hun leerproces, zul je merken dat er weinig initiatief van medewerkers komt en dat enkel geleerd wordt op eigen initiatief. Als je medewerkers te veel verantwoordelijkheid geeft in hun leerproces, zul je merken dat ze gaan zwemmen en niet verder komen, omdat ze niet weten waar ze moeten beginnen. Dit zal uiteindelijk leiden tot frustratie en amotivatie. Maar hoe vind je de juiste balans? En hoe ondersteun je medewerkers in hun leerproces? Het is altijd een combinatie van de juiste hoeveelheid verantwoordelijkheid en ondersteuning. Dit zijn belangrijke factoren voor het bereiken van mooie resultaten met je team.

Om te weten hoe je medewerkers kunt ondersteunen is het handig om te weten hoe informatie wordt opgeslagen en welke invloeden er op het leerproces zijn.

Ons brein kent een lange termijn geheugen en een korte termijn geheugen. In het korte termijn geheugen vinden alle denkprocessen plaats, om vervolgens, afhankelijk van de aandacht die de informatie krijgt, het een plaatsje te geven in het lange termijn geheugen. Als informatie in het lange termijn geheugen is opgeslagen, is deze informatie altijd terug te halen. Is informatie opgeslagen in het werkgeheugen, blijft het maar voor een tijdje opgeslagen, afhankelijk van hoeveel aandacht je aan deze informatie geeft.

Zo kun je gesprekken hebben met mensen die je inspireren. Deze gesprekken kun je veel makkelijker terughalen dan gesprekken met mensen over het weekend. Daar besteed je geen aandacht aan, dus worden deze ook verwijderd in je werkgeheugen. Het werkgeheugen heeft immers ook niet voldoende capaciteit om alle opgedane informatie te bewaren. Met deze wetenschap is het handig om te weten hoe je kunt inspelen op het leerproces van medewerkers.

Hoe het leerproces verloopt hangt af van drie dimensies: cognitie, emotie en omgevingsfactoren.

Cognitie: Wordt de leerinhoud op de juiste manier verworven?

Emotie: Welke impulsen staan je aan en welke verwerp je? Ben je gemotiveerd?

Omgeving (interactie): Hoe ga je om met omgevingsfactoren? Ontwikkel je weerstand? Weerstand kan soms ook leiden tot een leerproces, vanwege de motivatie om het te willen begrijpen.

Omgeving (condities): Het leerproces kan beïnvloed worden door de condities die een organisatie biedt om te komen tot leren. Hoe wordt leren gestimuleerd? Zijn de condities afgestemd op de manier van leren van medewerkers? Een medewerker met een WO-niveau heeft andere voorwaarden nodig dan een medewerker met MBO-niveau. Dus: is er gekeken naar de manier van leren die bij de doelgroep past? En worden medewerkers gemotiveerd om actief te leren, of is er enkel sprake van kennisoverdracht?

Er zijn dus vele factoren die van invloed zijn op het leerproces. Maar hoe kan het dat informatie soms niet beklijft bij medewerkers? Waar ligt dit aan?
Als voorbeeld nemen we: het leren werken met een nieuw digitaal systeem.

Hoe vaak een medewerker met dit systeem moet werken, heeft invloed op het leerproces. Als een medewerker maar 1 keer per maand in het systeem moet werken, is het lastig om een systeem te begrijpen. Het werkgeheugen heeft een beperkte capaciteit en de kans is groot dat de kennis bij de sessie een maand later, verloren is gegaan.

Zijn er veel handelingen die geleerd moeten worden, welke achtereenvolgend gevraagd worden? Dit kost een medewerker veel meer moeite en kan hem zelfs frustreren als hij bij elke volgende optie moet uitzoeken wat hij daar moet invullen/hoe het werkt. Het is dus belangrijk om na te denken hoe je deze taak gaat aanbieden. De voorkeur gaat dan uit naar aanbieden in delen, alvorens over te gaan op meer complexiteit.

Hoe lang duurt een sessie in het systeem? Als een sessie lang duurt, is het misschien handig om een de sessie op te delen in kleinere onderdelen en deze steeds uit te breiden, als dat mogelijk is.

Hoe biedt je ondersteuning aan de medewerker? Laat je de medewerker het zelf uitproberen en hem vragen stellen? Voelt de medewerker zich hier prettig bij en stelt hij ook daadwerkelijk vragen? Of begin je met veel ondersteuning, welke je langzaam afbouwt. Als een medewerker te weinig ondersteuning krijgt, kan dit leiden tot frustratie en een lager zelfbeeld en competentie-gevoel. Dit kan leiden tot amotivatie en ontevredenheid.

1. Stel reële verwachtingen op. Afhankelijk van je doelgroep kun jij voor jezelf verwachtingen opstellen die passen bij het niveau van de medewerker. Je kunt immers niet verwachten dat een MBO-er even snel leert als een WO-er.
2. Kijk naar de fysieke leeromgeving. Is de fysieke omgeving geschikt om in te leren, voelen medewerkers zich veilig in deze omgeving om te komen tot leren?
3. Maak het leeraanbod passend bij de doelgroep. Sluit het leeraanbod aan bij de doelgroep? Als het leeraanbod niet aansluit kan het leiden tot frustraties en amotivatie omdat het bijvoorbeeld te moeilijk of te makkelijk is.
4. Kijk naar je medewerkers. Zijn je medewerkers gemotiveerd? Lijken ze de leerinhoud te volgen? Stellen ze vragen?
5. Maak leren bespreekbaar. Door leren bespreekbaar te maken weet jij wat er bij jouw medewerkers speelt en kun je hierop anticiperen.
6. Kijk naar het te leren doel. Is het doel specifiek? Sluit het doel aan bij je verwachtingen? Hoe vaak in een bepaalde periode moet deze werkwijze/cursus gedaan worden? Is het doel realistisch? Wat heb je er voor nodig? Wat is het plan van aanpak? Hoe plan je het? Met welk resultaat ben je tevreden?
7. Gebruik digitale/moderne technieken en actieve werkvormen in leeractiviteiten. Door gebruik te maken van moderne technieken, zullen medewerkers actief betrokken worden, waardoor informatie beter beklijft.
8. Zet werkvormen op de juiste manier in. Vragen stellen is een veelgebruikte vorm om kennis van medewerkers te toetsen. Toch beklijft informatie beter bij de inzet van actieve werkvormen, als ze bijvoorbeeld zelf iets moeten uitleggen aan een ander, of een probleem zelf moeten oplossen. Let er hierbij op dat dit andere vaardigheden vraagt van de medewerker en dat je dus blijft kijken naar de doelgroep en de complexiteit van de taak.

Een werknemer verantwoordelijk maken voor zijn eigen leerproces is belangrijk voor zijn eigen ontwikkeling en uiteindelijk voor de resultaten van je eigen onderneming. Want door de erkenning van sterktes en zwaktes ontwikkelen werknemers een gevoel van competentie die uiteindelijk bijdraagt aan de motivatie op de werkvloer. Zij weten dat ze wat goed doen en ze weten wat hun zwaktes zijn. Voor de werkgever is het een voordeel om hiervan op de hoogte te zijn, omdat dit goede input kan vormen voor de bedrijfsstrategie en uiteindelijk de bedrijfsresultaten kan beïnvloeden.

1. Voer periodiek Persoonlijk Ontwikkel Plan (POP) gesprekken. Door werknemers na te laten denken over hun eigen ontwikkeling worden ze bewust van hun sterktes en zwakten en krijgen ze de kans om uit te spreken wat ze zouden willen leren en wat hun ambities zijn. Door als werkgever op de hoogte te zijn van wat er speelt bij werknemers, kun je ook beter anticiperen op deze behoeften. Dit draagt weer bij aan goed werkgeverschap.
2. Deel sterktes en zwaktes met elkaar. Door op de hoogte te zijn van elkaars krachten, kun je profiteren van elkaars krachten. Hoe fijn is het om je werknemer in het zonnetje te zetten door hem zijn kracht aan een ander te demonsteren?
3. Zet werkvormen in voor het geven van feedback. Door het geven van feedback weten werknemers wat er van hen verwacht wordt en hoe anderen tegen zaken aankijken (zie ook het Artikel over Feedforward in plaats van feedback). Het zet de werknemers weer op scherp en geeft richting om mee verder te gaan.
4. Facilitair mogelijkheden voor (individuele) ontwikkeling. Enkel praten over ontwikkeling van werknemers is niet altijd voldoende. Soms speelt er binnen een organisatie een groter vraagstuk, welke aangepakt dient te worden. Bijvoorbeeld de communicatie met klanten aan de telefoon verloopt niet soepel. Een online leeromgeving zou hierbij kunnen helpen. Werknemers zouden een e-learning kunnen volgen over gesprekstechnieken en het bedienen van klanten aan de telefoon. Maak niet alleen ruimte voor bredere vraagstukken, maar ook ruimte voor individuele leerpaden in lijn met de bedrijfsdoelstelling en de behoefte van eigen werknemer. Hiermee draag je ook bij aan goed werkgeverschap.

Door je bewust te zijn van het leerproces van de werknemer en hierop in te spelen, kom je tot een optimale verhouding tussen de verantwoordelijkheid van de werknemer en de ondersteuning vanuit werkgever. Op deze manier zul je weerstand tegen veranderingen of vernieuwingen kunnen ombuigen naar een meer positieve kijk op verandering en motivatie om het beste uit je werknemers te halen.

Heb je vragen over dit artikel of zou je meer willen weten over het facilitairen van leermogelijkheden binnen jouw organisatie? Neem dan gerust contact op met EDC Learning voor een vrijblijvend adviesgesprek.

Illeris, K. (2004). Transformative Learning in the Perspective of a Comprehensive Learning Theory. Journal of Transformative Education, 2(2), 79-89.